Organiser sa tournée pour réduire les coûts d’exploitation

Une bonne organisation de la tournée permet de réduire le kilométrage (et donc la consommation), ainsi que d’améliorer l’efficacité du travail et la productivité. Il existe des règles de base que l’on peut peaufiner grâce à des outils professionnels, parfois personnalisables.

Vous trouverez des outils en ligne «gratuits» pour planifier votre itinéraire afin d’éviter les détours et allers-retours inutiles. À vous d’en tenir compte lors du rangement de votre chargement. Placez les livraisons, les outils ou le matériel prévus pour les dernières visites tout au fond de votre véhicule. C’est la méthode «artisanale». Il existe heureusement des optimiseurs de tournées, payants, mais dont l’investissement peut vite être rentabilisé.

Ces principes de base peuvent être informatisés, connectés et optimisés grâce à des solutions «clés sur porte» ou personnalisées. Elles doivent s’intégrer dans la gestion du stock et de la flotte de véhicules. Investir dans ce type d’outil présente de nombreux avantages:

• réduction des coûts de fonctionnement en évitant les pertes de temps sur la route et chez la clientèle
• meilleure organisation des stocks et du travail
• baisse des délais de livraison ou d’intervention, donc meilleure satisfaction client
• gain de temps et de productivité
• réduction de l’empreinte carbone

L’offre en matière d’outils numériques d’optimisation de tournée est variée, allant du pack avec logiciel pour TPE (très petite entreprise) à la solution TMS (Transport Management System) des grandes entreprises.

Le premier critère est de choisir une solution répondant aux besoins de votre entreprise. Tenez compte du budget, de la gestion du stock, des contacts client et de la navigation du ou des véhicules.

Il sera parfois nécessaire de mettre en place un étiquetage des marchandises ou une identification des missions avec des code-barres ou QR codes pour le suivi du travail et de la tournée.

La navigation doit être planifiée, éventuellement automatiquement. Optez pour un logiciel proposant plusieurs scénarios et simulations. Un système connecté de suivi des véhicules à distance permet d’optimiser la navigation en temps réel. Cela se révèle pratique en cas d’imprévu: vous identifiez le problème en amont et y réagissez en proposant un nouvel itinéraire ou en réorientant un autre véhicule. De cette manière, vous trouvez rapidement une solution face, entre autres, aux perturbations du trafic, zones de trafic limité ou contraintes liées aux horaires de livraison.

Ce type d’outil tient également compte du choix du véhicule (profil, gabarit, MMA, motorisation, chauffeur) qu’il vous permet d’optimiser.

Il est important de pouvoir proposer un mode «privé», notamment pendant les pauses. Le chauffeur bénéficie alors d’une certaine discrétion quant à l’usage personnel qu’il fera du véhicule durant les moments autorisés. D’ailleurs, les lois sur la vie privée, et le RGPD ne doivent pas être négligés.

Dès lors, il faut pouvoir disposer d’un outil avec les solutions suivantes:

• système connecté
• badge ou code d’identification du chauffeur, avec mode privé
• optimisation du chargement en fonction de la tournée (livraisons, réparations, etc.)
• système de scan ou d’enregistrement des missions à bord du véhicule ou via une interface ou un smartphone
• suivi des véhicules en temps réel avec possibilité d’envoyer de nouveaux ordres de mission ou itinéraires à distance, sans imposer un comportement dangereux au chauffeur (proscrire l’utilisation d’un téléphone sans mains libres)
• associer l’optimisation de la tournée avec la gestion de la flotte et du stock
• système de navigation à bord adapté au type de véhicule et aux missions demandées
• pour les véhicules électriques: calcul de l’autonomie et anticipation des besoins de recharge
• génération d’outils numérisés d’analyse, de rapports et de suivi des coûts